Klockan närmar sig tre på eftermiddagen en fredag. Du ska ta din sista kaffe och sen lämna. Kanske har du barn att hämta. Eller så ska du möta upp några kompisar på stan för att käka indiskt. Du längtar helt enkelt efter att ta helg. Samtidigt vet du att de målgrupper du jobbar med att kommunicera med snarare tänker tvärtom. De tänker inte att du och er organisation ska gå på AW eller åka till Kolmården med kidsen. Det är nu de har tid och ork att kontakta er, med alla de där synpunkterna och klagomålen som de gått och tänkt på under veckan.
Det här dilemmat börjar bli allt mer vanligt för kommunikatörer som jobbar med sociala medier. Enligt Mainstreethost är fredagskvällar de mest populära att spendera på Facebook, samtidigt som den viktigaste faktorn för framgång i sociala medier är svarstiden.
Svarstiden är allt
Ja, du läste rätt. Svarstiden är viktigast för människor. Det behöver inte vara ett fulländat svar. Men människor vill bli sedda och hörda, och blir glada över ett ”Vi återkommer till dig inom XX minuter/timmar” så länge den återkopplingen sker snabbt. Det tipsar Johanna Lindskog Lindell på Resume. Mer än hälften förväntar sig ett svar inom en timme på Twitter.
Hur blir det hållbart?
Okej, så hur ska ni kunna förena att era målgrupper förväntar sig någon sorts återkoppling inom en timme, samtidigt som du – en av få eller kanske den enda sociala medie-kommunikatören i er organisation – behöver tid för återhämtning. Och din rättmätiga ledighet – du har trots allt bara betalt för en viss arbetstid.
Jag blev intervjuad om just detta problem av Sveriges Kommunikatörer under rubriken Kommunikatören – alltid tillgänglig, aldrig ledig? Jag har själv i stort sett helt själv rattat sociala medierna för en av Sveriges största organisationer under flera år, utan jourersättning eller någon att byta av med.
Eftersom nästan alla inlägg kommer under helgerna blev det allt oftare en ångestfylld känsla att starta måndagsmorgonen med att se all kritik och alla synpunkter som kommit in, och dessutom härsknat till ytterligare på grund av bristen på svar. Det ledde till att jag började läsa av kanalerna även under helger för att minska risken för hemska måndagar.
Dessutom började det bli oundvikligt att märka av vad som hände, eftersom jobbrelaterade diskussioner kunde dyka upp i mina privata flöden. Jag upptäckte till exempel en av de största dreven i organisationens historia just på en lördag klockan 08:30, när jag öppnade Twitter-appen i min mobil under min egen profil. Den lördagen satt jag ända till midnatt och svarade, och för varje tweet jag svarade på hade det kommit tre nya. Det var då jag insåg att det inte längre var hållbart. Jag krävde backup.
Organisera upp sociala medie-arbetet
Men tillfällig backup håller inte heller. Det gäller att organisera upp sociala medie-arbetet rejält. Annars riskerar man bara att bränna ut kommunikatör efter kommunikatör.
Nyköpings kommun har infört kommunikatör i beredskap (KiB) med ersättning enligt avtal. De har rutiner för hur KiB:arna jobbar så att omvärldsbevakning och kriskommunikationsberedskapen är säkrad. Och dessutom har de betalt för jourarbete, berättar kommunikatören Annica Nilsson för Sveriges Kommunikatörer.
Vad ni än gör – låt det inte bli ett problem som individen ifråga måste hantera själv. Det är som att beställa utbrändhet.
Bra svarstid = framgång
Förutom att era kommunikatörer inte bränns ut genom att organisera upp det, så har ni också mycket att vinna på bra svarstider. Mitt bästa minne är just från det där drevet, då vi fick media på hur bra vi var på att svara på Twitter. Kim Kärnfalk tog vid ett senare tillfälle upp i Radio 1 om hur fantastiskt tillgängliga vi var i sociala medier.
Behöver ni hjälp med att styra upp det?
Tveka inte att kontakta Hyvää!