Taggarkiv: strategisk kommunikation

Ghosting sabbar dina relationer

Facebook Messenger app

Foto: Kãrlis Dambrãns

Du har skickat ett meddelande på Facebook Messenger och den där ringen med en bock blir grå- eller blåfärgad intill det. Tack vare den symbolen vet du att personen har fått ditt meddelande och kanske också läst det i en förhandsvisning på skärmen. Oftast får du svar, men så händer det att personen inte svarar. Kanske får du inte ens se den där runda profilbilden vid meddelandet, som är ett säkert tecken på att personen läst meddelandet. Det har hänt de flesta av oss någon gång. Minns du hur det kändes?

Ghosting blir ”spökande” översatt till svenska och innebär att en person aldrig svarar eller slutar höra av sig mitt i en konversation. Ovissheten om varför det här sker får avsändaren att inte kunna sluta undra, och den ovissheten spökar då i personens tankar. Därav ordet ghosting.

Det här är ett beteende som kan skapa så stora problem att det får människor att uppsöka psykologer, vilket jag skrivit om i min krönika för Internetmuseum om nätdejting.

Ghosting är oproffsigt

Det är lätt att förstå varför ghosting kan vara så plågsamt när en dejtar. Men det är också en riktigt usel kommunikationsstrategi – eller snarare brist på strategi – för en organisation. Varje utebliven respons skapar en irritation, kanske rentav ett agg, hos personen som försökt kontakta er. Det gör i sin tur att personen inte kommer vilja rekommendera er till andra, vilket är det absolut sämsta som kan hända er. Människor litar mer på en väns rekommendation än all annan marknadsföring, det visar till exempel Buzzadors undersökning om medievanor från 2014.

Några exempel på hur en organisation ghostar:

  • Svarar inte kunder eller medlemmar hör av sig med frågor eller synpunkter, exempelvis i sociala medier. Alternativt svarar bara på positiva kommentarer men inte på kritik.
  • Svarar inte på följdfrågor.
  • Svarar inte på ansökningar, trots att det finns en platsannons ute.
  • Svarar inte efter en anställningsintervju på hur det gick.
  • Undviker journalisters kritiska frågor.

Hur sluta ghosta?

  • Se till att ha rutiner för hur ni svarar vid olika kontakter.
  • Gå kontinuerligt igenom alla inkorgar och se till att samtliga kontakter har fått ett okej avslut (eller påbörjan till ny kontakt om det behövs). Det är bättre att höra av sig och fråga, eller be om ursäkt för att ni missat se meddelandet, än att inte göra något alls.
  • Autogenererade svar är bra, men se till att rutinerna också innebär någon form av mänsklig kontakt.
  • Det räcker med ett kort och tydligt svar. Det är ovissheten som människor stör sig allra mest på. Rent krasst är det bättre med en tumme upp-emoji än inget svar alls.
  • Be kind, always. Tacka för intresset eller engagemanget. Det är ändå en stor sak att personen bryr sig om just er.

Undantagsfall

Finns det tillfällen då det är okej att sluta svara? Ja, exempelvis när det kommer till trollande. Jag får anledning att komma till hur det går att bemöta sånt i ett kommande inlägg.

Hjälp med kommunikationen

Hör av dig till Hyvää om du behöver hjälp!

/Maria Niemi, vd Hyvää

NYTT UPPDRAG: Huvudlärare i kriskommunikation

Nackademins logotyp

Nackademin har anlitat Hyvääs Maria Niemi som huvudlärare för kursen i kriskommunikation på utbildningen Marknadskommunikatör i sociala medier under hösten 2016.

Maria Niemi har erfarenhet av att arbeta med kriskommunikation inom ideell sektor, både som anställd och som konsult. Såväl strategiskt som operativt – inte minst i sociala medier. Därför tycker hon att det blir jättekul att få föra över sina erfarenheter och kunskaper till framtidens kommunikatörer.

Så skapar du en hållbar sociala medie-strategi

Klockan närmar sig tre på eftermiddagen en fredag. Du ska ta din sista kaffe och sen lämna. Kanske har du barn att hämta. Eller så ska du möta upp några kompisar på stan för att käka indiskt. Du längtar helt enkelt efter att ta helg. Samtidigt vet du att de målgrupper du jobbar med att kommunicera med snarare tänker tvärtom. De tänker inte att du och er organisation ska gå på AW eller åka till Kolmården med kidsen. Det är nu de har tid och ork att kontakta er, med alla de där synpunkterna och klagomålen som de gått och tänkt på under veckan.

Det här dilemmat börjar bli allt mer vanligt för kommunikatörer som jobbar med sociala medier. Enligt Mainstreethost är fredagskvällar de mest populära att spendera på Facebook, samtidigt som den viktigaste faktorn för framgång i sociala medier är svarstiden.

Svarstiden är allt

Ja, du läste rätt. Svarstiden är viktigast för människor. Det behöver inte vara ett fulländat svar. Men människor vill bli sedda och hörda, och blir glada över ett ”Vi återkommer till dig inom XX minuter/timmar” så länge den återkopplingen sker snabbt. Det tipsar Johanna Lindskog Lindell på Resume. Mer än hälften förväntar sig ett svar inom en timme på Twitter.

Hur blir det hållbart?

Okej, så hur ska ni kunna förena att era målgrupper förväntar sig någon sorts återkoppling inom en timme, samtidigt som du – en av få eller kanske den enda sociala medie-kommunikatören i er organisation – behöver tid för återhämtning. Och din rättmätiga ledighet – du har trots allt bara betalt för en viss arbetstid.

Jag blev intervjuad om just detta problem av Sveriges Kommunikatörer under rubriken Kommunikatören – alltid tillgänglig, aldrig ledig? Jag har själv i stort sett helt själv rattat sociala medierna för en av Sveriges största organisationer under flera år, utan jourersättning eller någon att byta av med.

Eftersom nästan alla inlägg kommer under helgerna blev det allt oftare en ångestfylld känsla att starta måndagsmorgonen med att se all kritik och alla synpunkter som kommit in, och dessutom härsknat till ytterligare på grund av bristen på svar. Det ledde till att jag började läsa av kanalerna även under helger för att minska risken för hemska måndagar.

Dessutom började det bli oundvikligt att märka av vad som hände, eftersom jobbrelaterade diskussioner kunde dyka upp i mina privata flöden. Jag upptäckte till exempel en av de största dreven i organisationens historia just på en lördag klockan 08:30, när jag öppnade Twitter-appen i min mobil under min egen profil. Den lördagen satt jag ända till midnatt och svarade, och för varje tweet jag svarade på hade det kommit tre nya. Det var då jag insåg att det inte längre var hållbart. Jag krävde backup.

Organisera upp sociala medie-arbetet

Men tillfällig backup håller inte heller. Det gäller att organisera upp sociala medie-arbetet rejält. Annars riskerar man bara att bränna ut kommunikatör efter kommunikatör.

Nyköpings kommun har infört kommunikatör i beredskap (KiB) med ersättning enligt avtal. De har rutiner för hur KiB:arna jobbar så att omvärldsbevakning och kriskommunikationsberedskapen är säkrad. Och dessutom har de betalt för jourarbete, berättar kommunikatören Annica Nilsson för Sveriges Kommunikatörer.

Vad ni än gör – låt det inte bli ett problem som individen ifråga måste hantera själv. Det är som att beställa utbrändhet.

Bra svarstid = framgång

Förutom att era kommunikatörer inte bränns ut genom att organisera upp det, så har ni också mycket att vinna på bra svarstider. Mitt bästa minne är just från det där drevet, då vi fick media på hur bra vi var på att svara på Twitter. Kim Kärnfalk tog vid ett senare tillfälle upp i Radio 1 om hur fantastiskt tillgängliga vi var i sociala medier.

Behöver ni hjälp med att styra upp det?

Tveka inte att kontakta Hyvää!

Håll koll på statistiken, kommunikatörer!

Strategisk kommunikation handlar om att göra analys av vad målgrupperna efterfrågar och agera därefter, istället för att kommunicera utifrån sina egna antaganden och preferenser. Har man all information på bordet och gjort sina analyser kan man jobba snabbt men ändå smart.

Men kommunikatörer i Skandinavien verkar ha ganska dåliga kunskaper om vad allmänheten förväntar sig. Det visar undersökningen ComGap 2014 utförd av European Public Relations Education & Research Association.

Allmänheten går igång på helt andra saker än kommunikatörerna

Särskilt intressant är skillnaden vad gäller synen på sociala medier. Allmänheten förväntar sig framför allt information om produkter och tjänster i sociala medier. Men kommunikatörerna tror att det viktigaste är information om händelser och kriser, samt svar på andras kommentarer om organisationen eller information om företagets samhällsansvar – något som inte alls kommer särskilt högt upp på allmänhetens lista. De ser hellre information om kommande produkter och gärna erbjudanden om lägre priser.

ComGap 2014
ComGap 2014

Det här känner jag igen. En välkänd strid finns till exempel mellan digitalt ansvariga och opinionsbildare, där de digitalt ansvariga kan se med rena siffror att det som är mest populärt är sånt som är av direkt nytta för medlemmen eller kunden. Medan opinionsbildarna vill lägga ut sånt som är på tapeten just nu och har potential att bli en mediasak. Men medlemmarna och kunderna är sällan intresserade av mediastoffet.

Återigen handlar det om en sak; att renodla de olika kanalerna så att de passar rätt målgrupp. På Twitter är det fullt lämpligt att lägga ut något om en kris eller svar på andras kommentarer om organisationer. Men på Facebook och inte minst på webbplatsen kan det vara mycket bättre att erbjuda produktinformation och rabatter. Om er statistik talar för det alltså.

Mitt råd till dig som kommunikatör är; lyssna alltid på den som ansvarar för sociala medier och det digitala – hen har siffror på vad som faktiskt fungerar.

/Maria Niemi

 

 

Europas kommunikatörer är oense om appar

European Communication Monitor

En stor europeisk studie, European Communication Monitor 2014, baserad på svar från 2 777 seniorkommunikatörer från 42 länder, visar att kommunikatörer idag är med på tåget vad gäller vikten av närvaro online. 86 procent av kommunikatörerna anser att digitala kommunikationskanaler är de mest relevanta för strategisk kommunikation. Det går att jämföra med siffran 58 procent 2009. Studien visar också att det är de som identifierar sig som kvinnor som är bäst på att använda sig av digital teknik i jobbet.

Vad gäller mobila appar går däremot åsikterna isär. 62 procent av kommunikatörerna jobbar med appar idag. Men trots att var tredje organisation har appar för smarta mobiler och läsplattor menar 40 procent av kommunikatörerna att de inte tänker använda sig av dem för strategisk kommunikation. Och kanske är det klokt eftersom många förutspår appens död, däribland Jimmy Mannung på DIK-bloggen och Alyson Shontell på Business Insider. Eller vad tror du? Är apparna här för att stanna? Och är kommunikatörer som inte vill använda sig av dem osmarta?

Studien visar också att 73 procent av kommunikatörerna anser att arbetsbördan ökar stadigt. Det gäller inte minst bland de som identifierar sig som kvinnor. Jag känner själv igen det från min bakgrund som kommunikatör och mitt bästa tips till dig som håller på att drunkna bland alla uppgifter – anlita extern hjälp om du kan! Det finns många byråer och frilansare där ute som kan hjälpa dig. Hyvää Kommunikation är förstås en av dem.

/Maria Niemi