Taggarkiv: kriskommunikation

Rusta dig INNAN krisen kommer

Podden Digitalt med Maria Niemi om kriskommunikation

I senaste Podden Digitalt är Hyvääs Maria Niemi med och pratar om kriskommunikation. Hur ni kan göra för att rusta er innan krisen kommer – för det är bara en tidsfråga innan den gör det – och hur ni hanterar den när den väl är ett faktum.

En timma om ett av Maria Niemis favoritämnen, för kriskommunikation kan också vara riktigt kul. Missa inte möjligheterna som kommer av en kris!

Du kan lyssna på Podden Digitalt här eller via iTunes om du föredrar det.

Podden Digitalt om kriskommunikation – såhär såg det ut

Niklas & Malin från Podden Digitalt med Maria Niemi i mitten
Niklas & Malin från Podden Digitalt med Maria Niemi i mitten

Maria Niemi i Podden Digitalt-studion

Talare på Webbdagarna om kriskommunikation

Kris och panik – eller? Så hanterar du kommunikationen i ett tufft läge

Webbdagarna – 20-21 mars 2018 – Stockholm
Ibland drar debatten igång och din organisation befinner sig plötsligt mitt i en kommunikationskris. Eller gör den verkligen det? Hur vet du när det är skarpt läge eller när det bara är högt tryck i exempelvis sociala medier?
Hyvääs kommunikationsstrateg Maria Niemi hjälper dig att bedöma vad som är en kommunikationskris och vad som inte är det. Hon belyser vilken roll sociala medier spelar i ett krisläge och inte minst – hur du undviker att göra krisen värre.
Webbdagarna 20-21 mars 2018 i Stockholm

Planera sociala medie-beredskapen inför kris

Åhléns har kommunicerat modigt och normkreativt, något som väckt reaktioner  och även hatstorm. Dessutom blev de drabbade av terrordådet i Stockholm 2017. I Resumé finns ett intressant reportage om Åhléns kriskommunikation.

”När vi postade luciapojken hade vi en beredskap. Det har ju stormat kring oss förut och det har vi alltid kunnat hantera. Men nu kommenterade så oerhört många samtidigt och när vi inte lyckades rensa bort negativa kommentarer tillräckligt snabbt så spred det sig och eskalerade. Därför är den största lärdomen att vi behöver ha en större beredskap.”
– Åhléns marknadschef Lina Söderqvist

Nu finns det fler internt som kan gå in och moderera om det skulle behövas. Dessutom kan Åhléns ta in beredskap från externt håll.

De lärde sig den hårda vägen. Det behöver inte ni göra.

Planera beredskapen såhär:

  1. Minst två har det vardagliga ansvaret att moderera sociala medie-kanaler. Hur liten organisation ni än är eller hur liten kanal du än har, så behövs det minst två som kan moderera. Tänk på att det finns lagar som måste följas, ibland skyndsamt. Då gäller det att någon kan göra det.
  2. Vilka kan hoppa in om ni drabbas av kritikstorm? Det bör vara minst två till som kan hoppa in snabbt. Oavsett om de finns internt eller externt måste de veta hur man gör och ha rätt behörigheter. Alla som modererar sociala medier i er egen organisation utanför vanlig arbetstid bör ha i sitt avtal att de är Kommunikatör-i-beredskap (KiB) med betalt för jourarbete, vilket finns beskrivet i Så skapar du en hållbar sociala medie-strategi.
  3. Vilka extra resurser finns när krisen är ett faktum? Detta bör stå i en krishanterings- eller kriskommunikationsplan, eftersom det krävs beslut om vem som har rätt att förklara kris och vilka ekonomiska samt personella resurser det då finns till förfogande.

Känns det svårt ändå?

Hör av dig till Hyvää så får du hjälp!

Kriskommunikation i offentlig sektor

Hyvääs Maria Niemi har gått in i en tidsbegränsad anställning om 40 procent hos Stockholms stadsbibliotek. Tjänsten är som kommunikationsstrateg med ansvar för kriskommunikation, under den tid som kommunikationschefen är föräldraledig.

Det innebär att Hyvää har begränsade möjligheter att ta sig an större uppdrag under den här perioden. Till och med årsskiftet är Hyvää i princip fullbokad, förutom att mindre insatser kan vara möjliga.

Hyvää står för bra kommunikation

Hyvää brinner för bra kommunikation för bra saker. Något som kräver kvalitet både i utförande och värderingar.

För att  kunna hålla den höga  kvaliteten jobbar Hyvää alltid med ett begränsat antal uppdrag parallellt. På så sätt vet du att du får stort fokus och bästa möjliga resultat.

Vill du göra bra kommunikation med Hyvää under 2018? Hör av dig!

Stora missen var avsaknaden av djävulens advokat & riskbedömning

Många har kommit med analyser och tyckanden kring Transportstyrelsens avsteg från lagen, det som också kommit att kallas för #Transportgate. När en statlig organisation gör ett stort fel är det såklart lätt att utifrån komma med kritik, så därför ska jag i det här inlägget fokusera på en lösning.

Behövs en djävulens advokat

Som kommunikationsstrateg med inriktning mot kriskommunikation kan jag se en tydlig brist, som hade kunnat göra att lagfrånsteget aldrig skett. Det är att ha någon som har funktionen som djävulens advokat – det vill säga att ha mandatet att ifrågasätta alla beslut och tänka sig det värsta tänkbara hela tiden. Och att den personen, eller någon annan lämplig i organisationen, får leda arbetet med att ta fram en ordentlig riskbedömning tillsammans med styrelsen.

I Transportstyrelsens fall verkar riskbedömningen ha fattats eller åtminstone inte kommunicerats ordentligt till styrelsen. Däremot har det framkommit att medarbetare på en rad olika nivåer internt har kritiserat och ifrågasatt beslutet, men detta verkar inte ha kommit fram till styrelsen. Elvy Söderström som satt i styrelsen för Transportstyrelsen sa till Aftonbladet att hon var naiv; ”jag reagerade inte så som man skulle ha gjort och ingen annan gjorde det heller.” Det vittnar också styrelseledamoten Mikael Ahlström om i Resumé; ”situationen togs inte upp på det sättet”.

Det blir tydligt att det inte fanns den ifrågasättande funktionen, djävulens advokat, i styrelsen som hade kunnat göra den stora skillnaden. Om den hade haft rollen att tänka på värsta tänkbara scenario och påpekat riskerna hade kanske styrelsen reagerat och inte agerat så naivt.

Riskbedömning

En viss riskbedömning fanns där trots allt. I Transportstyrelsens protokoll (publicerat av Breakit) går det att läsa konsekvenser som ”röja skyddsvärd information som kan användas för vidare angrepp mot Transportstyrelsen”, ”negativ publicitet” samt brott mot tre lagar. Men det här räcker inte.

I en ordentlig riskbedömning görs det tydligt inte bara vilka riskerna kan vara utan också hur troliga de är, samt hur stor skada de gör. Detta för att det ska bli tydligt för de som står inför beslutet vad de faktiskt har att göra med.

Här kan du se Sveriges Kommuner och Landstings modell för riskbedömningar, som jag själv använder mig av:

Riskbedömningsmall

Jag tycker också det är bra att se till att organisationen har gjort en SWOT-analys också, för att på så sätt kunna se var svagheter och hot finns:

SWOT-mall

Utifrånperspektiv viktigt

Allra helst görs riskbedömningen och SWOT-analysen tillsammans med någon utifrån, eller med pejl på omvärlden, för att bedömningen ska bli så pricksäker som möjligt.

Det är bra om styrelsen gör den tillsammans, för det aktiverar allas inre djävulens advokater. Det får också styrelsen att även i andra frågor ha det kritiska tänkandet med sig.

Behöver ni hjälp med kriskommunikation?

Hör av er till Hyvää! Eller läs mer om erbjudandet Strategi här.

 

/Maria Niemi, VD Hyvää

”NYTT” UPPDRAG: Kurs i kriskommunikation ännu ett år

Hyvää har fått klart med Nackademin att i år igen hålla kursen i kriskommunikation också för kull -16 på utbildningsprogrammet Marknadskommunikatör i sociala medier. Kursen går av stapeln hösten 2017.

Hyvääs Maria Niemi fick som lärare snittbetyget 5,8 av 6 i studenternas kursutvärdering 2016. Här kan du läsa mer om kursen i kriskommunikation 2016.

Kursupplägg

Kursen tar upp arbetet innan, under och efter krisen. Fokus ligger på sociala medier, även om kriskommunikation i stort dominerar kursen.

Kursen tar till exempel upp:

  • Hur du gör en riskbedömning
  • Hur du tar fram en kriskommunikationsplan
  • Hur du blir förberedd inför kriser
  • Hur du hanterar kriser – och vad du ska undvika
  • Hur du hanterar nättroll och rättshaverister
  • Hur du vänder en kris till framgång

Är du intresserad av en liknande kurs för din organisation? Hör av dig till Hyvää!

Ord som "Lärorik", "Intressant" och "Bästa läraren" finns i elevernas utvärdering.

Krishantering i sociala medier – kurs i tre veckor

Ord som "Lärorik", "Intressant" och "Bästa läraren" finns i elevernas utvärdering.
Ord från elevernas utvärdering av kursen, som fick 5,55 av 6 poäng i genomsnittligt betyg.

Under tre veckor i höst höll jag en kurs i kriskommunikation och krishantering i sociala medier på Nackademins utbildning Marknadskommunikatör i sociala medier. Eleverna fick lära sig hur de jobbar innan, under och efter krisen. Fokuset låg på sociala medier, även om kriskommunikation i stort dominerade kursen.

Kursen tog till exempel upp:

  • Hur du gör en riskbedömning
  • Hur du tar fram en kriskommunikationsplan
  • Hur du blir förberedd inför kriser
  • Hur du hanterar kriser – och vad du ska undvika
  • Hur du hanterar nättroll och rättshaverister
  • Hur du vänder en kris till framgång

Är du intresserad av en liknande kurs för din organisation? Hör av dig till Hyvää!

Eller är du intresserad av att anställa en nybakad kommunikatör som är särskilt luttrad på att hantera kriser i sociala medier? Hugg någon av dessa – de går nämligen ut sitt utbildningsprogram på Nackademin till årsskiftet:

Klassen Marknadskommunikatör i sociala medier -15 på Nackademin

 

/Maria Niemi, vd Hyvää

NYTT UPPDRAG: Huvudlärare i kriskommunikation

Nackademins logotyp

Nackademin har anlitat Hyvääs Maria Niemi som huvudlärare för kursen i kriskommunikation på utbildningen Marknadskommunikatör i sociala medier under hösten 2016.

Maria Niemi har erfarenhet av att arbeta med kriskommunikation inom ideell sektor, både som anställd och som konsult. Såväl strategiskt som operativt – inte minst i sociala medier. Därför tycker hon att det blir jättekul att få föra över sina erfarenheter och kunskaper till framtidens kommunikatörer.

Kommunikatörer har alldeles för mycket att göra

Nu ska kommunikations- och mediebranschen granskas, rapporterar Dagens Media. Det är Arbetsmiljöverket som ska göra 2 000 inspektioner med fokus på hur arbetsgivaren hanterar ohälsosam stress på jobbet. En arbetsmiljöundersökning som gjordes 2013 kunde uppvisa dessa skrämmande siffror om branschen:

  • 58 procent uppger att de har alldeles för mycket att göra. Det är bara de som jobbar inom skolan som har det värre!
  • 44 procent svarar att de varje vecka måste dra in på lunchen, jobba över eller ta med jobbet hem.

Är det smart att bränna ut sin personal? Nej. Förutom att det är inhumant, så är det ineffektivt och kostsamt. Vill organisationen verkligen ägna tid åt ständigt återkommande rekryteringsprocesser, där det dessutom kan vara mycket svårare att rekrytera en vikarie för en sjukskriven person?

Strategisk kommunikation handlar om organisation och planering

Dessutom är det inte speciellt strategiskt. En smart och strategisk kommunikationsavdelning består av personer med kunskaper – och ork – nog att kunna avlasta varandra. Inte minst visar det sig i krissituationer. Jag har tidigare bloggat om kriskommunikation och vikten av en stark organisation.

”Jag minns själv den värsta krisen jag hanterat i sociala medier, där det för varje tweet jag svarat på kommit tre nya. Då tackade jag min lyckliga stjärna för att jag hade en kollega som kunde sociala medier lika väl som jag, och snabbt kunde ta över när jag var för trött för att orka mer.”

Du kan också läsa ett blogginlägg om hur du skapar en hållbar sociala medie-strategi:

”Förutom att era kommunikatörer inte bränns ut genom att organisera upp det, så har ni också mycket att vinna på bra svarstider. Mitt bästa minne är just från det där drevet, då vi fick media på hur bra vi var på att svara på Twitter. Kim Kärnfalk tog vid ett senare tillfälle upp i Radio 1 om hur fantastiskt tillgängliga vi var i sociala medier.”

Jag har också blivit intervjuad av Sveriges Kommunikatörer på temat kommunikatören – alltid tillgänglig, aldrig ledig.

Lösning?

Sammanfattningsvis: förutom en stark organisation, bestående av flera med kunskaper och ork nog att avlasta varandra, går det förstås att ta in hjälp utifrån. Det är då Hyvää kommer in i bilden. Behöver ni hjälp med strategisk eller operativ kommunikation – hör av er till Hyvää!

Så skapar du en hållbar sociala medie-strategi

Klockan närmar sig tre på eftermiddagen en fredag. Du ska ta din sista kaffe och sen lämna. Kanske har du barn att hämta. Eller så ska du möta upp några kompisar på stan för att käka indiskt. Du längtar helt enkelt efter att ta helg. Samtidigt vet du att de målgrupper du jobbar med att kommunicera med snarare tänker tvärtom. De tänker inte att du och er organisation ska gå på AW eller åka till Kolmården med kidsen. Det är nu de har tid och ork att kontakta er, med alla de där synpunkterna och klagomålen som de gått och tänkt på under veckan.

Det här dilemmat börjar bli allt mer vanligt för kommunikatörer som jobbar med sociala medier. Enligt Mainstreethost är fredagskvällar de mest populära att spendera på Facebook, samtidigt som den viktigaste faktorn för framgång i sociala medier är svarstiden.

Svarstiden är allt

Ja, du läste rätt. Svarstiden är viktigast för människor. Det behöver inte vara ett fulländat svar. Men människor vill bli sedda och hörda, och blir glada över ett ”Vi återkommer till dig inom XX minuter/timmar” så länge den återkopplingen sker snabbt. Det tipsar Johanna Lindskog Lindell på Resume. Mer än hälften förväntar sig ett svar inom en timme på Twitter.

Hur blir det hållbart?

Okej, så hur ska ni kunna förena att era målgrupper förväntar sig någon sorts återkoppling inom en timme, samtidigt som du – en av få eller kanske den enda sociala medie-kommunikatören i er organisation – behöver tid för återhämtning. Och din rättmätiga ledighet – du har trots allt bara betalt för en viss arbetstid.

Jag blev intervjuad om just detta problem av Sveriges Kommunikatörer under rubriken Kommunikatören – alltid tillgänglig, aldrig ledig? Jag har själv i stort sett helt själv rattat sociala medierna för en av Sveriges största organisationer under flera år, utan jourersättning eller någon att byta av med.

Eftersom nästan alla inlägg kommer under helgerna blev det allt oftare en ångestfylld känsla att starta måndagsmorgonen med att se all kritik och alla synpunkter som kommit in, och dessutom härsknat till ytterligare på grund av bristen på svar. Det ledde till att jag började läsa av kanalerna även under helger för att minska risken för hemska måndagar.

Dessutom började det bli oundvikligt att märka av vad som hände, eftersom jobbrelaterade diskussioner kunde dyka upp i mina privata flöden. Jag upptäckte till exempel en av de största dreven i organisationens historia just på en lördag klockan 08:30, när jag öppnade Twitter-appen i min mobil under min egen profil. Den lördagen satt jag ända till midnatt och svarade, och för varje tweet jag svarade på hade det kommit tre nya. Det var då jag insåg att det inte längre var hållbart. Jag krävde backup.

Organisera upp sociala medie-arbetet

Men tillfällig backup håller inte heller. Det gäller att organisera upp sociala medie-arbetet rejält. Annars riskerar man bara att bränna ut kommunikatör efter kommunikatör.

Nyköpings kommun har infört kommunikatör i beredskap (KiB) med ersättning enligt avtal. De har rutiner för hur KiB:arna jobbar så att omvärldsbevakning och kriskommunikationsberedskapen är säkrad. Och dessutom har de betalt för jourarbete, berättar kommunikatören Annica Nilsson för Sveriges Kommunikatörer.

Vad ni än gör – låt det inte bli ett problem som individen ifråga måste hantera själv. Det är som att beställa utbrändhet.

Bra svarstid = framgång

Förutom att era kommunikatörer inte bränns ut genom att organisera upp det, så har ni också mycket att vinna på bra svarstider. Mitt bästa minne är just från det där drevet, då vi fick media på hur bra vi var på att svara på Twitter. Kim Kärnfalk tog vid ett senare tillfälle upp i Radio 1 om hur fantastiskt tillgängliga vi var i sociala medier.

Behöver ni hjälp med att styra upp det?

Tveka inte att kontakta Hyvää!

Klarar ni krisen?

Hur förberedd är er organisation för att hantera krisen när den kommer? För den kommer, tro mig. Frågan är bara när.

Jag brukar säga att jag är krisexpert. Inte bara för att jag rattat ett antal sociala medie-kriser och undanröjt ännu fler potentiella. Utan också för att jag hanterat ett antal privata kriser, såsom svår sjukdom och dödsfall i familjen. Jag har också rapporterat om kriser under min tid som journalist, bland annat den svåra liftolyckan i Abisko på 2000-talet. I alla lägen har jag hållit huvudet kallt, analyserat vad som är rätt att göra och gjort det. Och alltid har jag insett vikten av att ha professionellt folk omkring sig, för en kris rider man aldrig ut ensam.

SCA har nu gått igenom en stor kris. Mer djupgående om den och deras kriskommunikation kan du läsa hos Dagens Opinion. Bland annat skriver de:

”Hur kan det ha gått så snett med landets dyraste och skickligaste byråer inblandande? Det är frågan som stora delar av branschen ställer sig. Svaret ligger någonstans mellan ytterligheterna att kunden har fått fel råd eller fått rätt råd utan att lyssna på dem. En faktor som ska vägas in är att SCA inte har haft någon rutinerad presschef på plats.”

Kommunikatörer är inte bara bra på att kommunicera. De fungerar också som djävulens advokat i organisationen. De pekar ut riskfaktorer, vad som kan komma att bli en kris och undanröjer dem genom att ställa krav på organisationen att rätta till det felaktiga innan det är försent.

Det handlar om till exempel  om att se till att de där nöjesevenemangen på affärsresorna betalas med privata pengar och inte organisationens. Det är enkelt att se för kommunikatören, som vet exakt hur hemskt det kan bli om media får nys på det. Men inte alltid lika enkelt för dem som ska på nöjesevenemangen och tycker att ”det handlar om så lite pengar”. Hos människor där ute är dock den där lilla summan ganska mycket, och oavsett handlar det om rätt eller fel. De flesta arbetare får inte gå på en fotbollsmatch som jobbet betalar. De är glada om de överhuvudtaget blir bjuden på julbord. De tycker inte att det är okej att redan rika människor får ännu mer lyx och överflöd genom att använda andras pengar. Och det är just det här perspektivet som kommer att få störst bäring i traditionell media och sociala medier.

En smart uppsättning ska således innehålla både press- och sociala medie-kommunikatörer. Och jag benämner det i plural eftersom en kris kan innebära tröstlösa timmar där alla behöver bli avbytta för att inte bränna ut sig. Jag minns själv den värsta krisen jag hanterat i sociala medier, där det för varje tweet jag svarat på kommit tre nya. Då tackade jag min lyckliga stjärna för att jag hade en kollega som kunde sociala medier lika väl som jag, och snabbt kunde ta över när jag var för trött för att orka mer.

Den erfarenheten fick mig också att förstå vikten av att ha bra verktyg för att hantera sociala medier. Det finns ett antal ute på marknaden som är bra på olika sätt.

Behöver ni hjälp med er kriskommunikation? Tveka inte att höra av er!

/Maria Niemi