Behövs det verkligen ännu en policy för sociala medier?

PostNords innehålls- och sociala medie-strateg Pontus Staunstrup citeras i Sveriges Kommunikatörer-bloggen om varför det behövs en intern policy för sociala medier.

”Allt det som de anställda gör på sociala medier kan reflektera tillbaka på organisationen. En intern policy är därför nödvändig för att minimera skador på såväl organisationens varumärke som individen” säger Pontus Staunstrup.

Jag håller med om att det kan få stora konsekvenser, inte minst för individen ifråga, om en ogenomtänkt tweet eller statusrad på Facebook kommer ut. Det gäller till och med om statusraden är låst för bara vänner, eftersom de är så lätta att skärmdumpa och sprida. Ett sådant exempel är IACs presschef Justine Sacco som 2013 under sin resa på väg till Sydafrika twittrade  ”Going to Africa. Hope I don’t get AIDS. Just Kidding. I’m White”. En tweet som spreds snabbt över hela världen. När hon klev av flygplanet 12 timmar senare hade hon redan fått sparken.

Policydokument kan skrämma anställda

Samtidigt tror jag inte att ytterligare ett policydokument kommer att råda bot på problemet. Istället kan det skrämma de anställda. De kan få en känsla av att i den här organisationen är det inte särskilt högt i tak, utan se dokumentet som ännu ett sätt för ledningen att försöka styra och ställa ens privata sfär. Det kan sänka motivationen och lusten hos de anställda att bli de verkliga ambassadörer som organisationen behöver och vill ha.

Policyn blev att inte skapa en ny policy för varje problem

Jag har i en äldre blogg skrivit om hur jag i min roll som sociala medie-strateg på fackförbundet Kommunal arbetade med att ta fram riktlinjer för sociala medier. Här citerar jag den igen:

”2010 tillsattes en arbetsgrupp bestående av mig, enhetschefer och förste vice ordföranden i Kommunal för att arbeta fram en policy för sociala medier. Vi hade mycket diskussioner, och många aspekter att ta in i arbetet – allt från hur vi kan använda möjligheterna till hur vi kan undvika negativa konsekvenser som sociala medier ibland kan ge. Och ju mer vi pratade kom vi närmare till där vi är idag; att vi inte ska ha en sociala medie-policy. Vi bestämde oss istället för att satsa på ett samtalsmaterial om sociala medier.Varför valde vi den här vägen istället för policy-vägen? Vi kom fram till att det finns många argument för att samtal fungerar bättre än policys. Det är lite som dåvarande förste vice ordförande Tobias Baudin sa;

Så fort ett problem dyker upp, ja då ropas det om att vi måste ha en policy”.

Alla problem löses helt enkelt inte av policys, hur gärna man än skulle vilja att det fungerade så.Det svåra är att få människor att efterleva en policy. Den må vara välskriven, kortfattad, kanske till och med intressant layoutad, men det betyder ändå inte att den når ut och förankras i organisationen. Policys har en förmåga att hamna i byrålådan, eller helt enkelt ignoreras tills de glöms bort, om inte den närmaste chefen är duktig på att lyfta fram innehållet i dem. Men det kan bli en svettig uppgift för cheferna, eftersom det oftast finns så många policys att hålla reda på.

Dessutom är sociala medier ett ämne där kunskaperna varierar stort. En del använder det dagligen, andra väljer helt bort det. Det är svårt att skapa en policy om något som kräver en hel del förkunskaper hos den som ska följa den.

Så vi tänkte istället på vad vi ville uppnå. Ja, det var framför allt en gemensam kunskapsnivå och försöka komma fram till en någorlunda samsyn om sociala medier. Och i dagens sociala medie-landskap har många av oss märkt att dialog främjar kunskapsutbyte, och det är också genom samtal vi kan uppnå en samsyn. När vi kommit fram till denna insikt var det istället ett samtalsmaterial vi tyckte att vi behövde, som en ingång i enheter/avdelningar runt om i organisationen. Jag arbetade med att sätta ihop samtalsmaterialet i somras och nu under hösten har vi lanserat den, först på en träff för chefer och avdelningsstyrelser, och därefter på en personaldag för förbundskontoret då vi också startade igång samtalen direkt.

Det är inte säkert att vi har lösningen i vår hand. Kanske finns det andra sätt som är bättre, eller andra lösningar som passar bättre i andra organisationer. Men vi har valt att göra ett försök med denna början, och hur resultatet av det kommer bli får vi se. Vi kommer att samla in anteckningar från samtalen, och utifrån dem ser vi också hur vi går vidare med vårt tänk kring sociala medier. Det är hela tiden ett fortsatt arbete som måste utvecklas och som inte får stelna till i en snart ouppdaterad policy.”

Resultatet då?

Min bild är att det blev ett betydligt mer öppet klimat vad gällde sociala medier i organisationen. Och allt fler började med glädje sprida kampanjer och satsningar som var på gång. Det blev helt enkelt fler ambassadörer i organisationen, för att många kände att de kunde slappna av och andas ut. De fick också en ögonöppnare kring vad som kan vara smart och kanske mindre smart att lägga ut.

Dessa ögonöppnare och den gemensamma förståelsen kan åstadkomma mycket mer än ett policydokument.

3 reaktioner på ”Behövs det verkligen ännu en policy för sociala medier?

  1. Hej Maria, eftersom du utgår ifrån, och delvis argumenterar emot, min föreläsning för Sveriges Kommunikatörer i Göteborg för en tid sedan vill jag göra ett par förtydliganden. Jag är helt enig med dig om att den sortens policies för sociala medier som var vanliga för ett antal år sedan och som mest bestod av förbud och pekpinnar inte fyller någon funktion. Men det är inte det jag beskriver i min presentation, som artikeln länkar till. Det jag talar för och om är ett dokument, kalla det policy eller något annat, som med tydliga exempel hjälper medarbetarna att få en bra närvaro i sociala kanaler, i den dimension som har med deras jobb att göra. Detta tillsammans med utbildning och där det behövs träning. Självklart ska den implementeras ordentligt, och det ska i högsta grad vara ett levande dokument som tar in den utveckling som sker. Men det måste också finnas en tydlig dokumentation som reglerar förhållandet mellan anställd och arbetsgivare, för att det ska finnas något att hänvisa till och utgå ifrån ifall något måste redas ut.
    Hälsningar, Pontus

    1. Hej Pontus! Tack för ditt svar! Önskar att jag hade tagit del av hela din presentation.

      Vad gäller förhållande mellan arbetsgivare och anställd finns det reglerat i avtal och även i ett par AD-domar vad som gäller. Så frågan är om en policy verkligen kan fungera som ett styrningsdokument på det sättet? Däremot som vägledning, absolut, om den är levande som du säger.

      Skulle gärna se exempel på organisationer som fått liknande policys att hållas levande!

      /Maria Niemi

      1. Förhållandet mellan arbetsgivare och anställd regleras i en mängd olika sammanhang, anställningsavtal, uppförandekoder, ibland omfattas det av direkt lagstiftning. Min poäng är att den sortens regelverk enbart talar i generella termer, och det är svårt att omsätta det som sägs i praktiken t.ex när det gäller vad man gör eller inte gör i sociala medier. Det är en av orsakerna till varför jag förespråkar ett dokument som går igenom och sätter de här frågorna i ett sammanhang. Det handlar alltså inte om att ersätta befintliga styrningsdokument, utan att beskriva vad de säger på ett konkret och användbart sätt.
        Bilderna från föreläsningen i Göteborg finns det en länk till i artikeln från Sveriges Kommunikatörer som du länkade till. Jag kan tyvärr inte posta den här pga de restriktioner som finns på denna blogg, men för den som är intresserad finns det alltså möjlighet att se dem den vägen. Jag kommer även att skriva ytterligare om detta på min egen sajt, staunstrup.se

Kommentera